Je suis toujours étonnée de constater que bon nombre de gestionnaires hésitent à aborder un sujet délicat avec un employé. Tiraillés entre le désir de faire le point sur une difficulté et la crainte d’envenimer la situation, ils reportent souvent un entretien pourtant nécessaire…
À trop attendre, les frustrations s’accumulent et, quand la coupe est pleine, il peut devenir difficile d’intervenir avec calme… Agir sous le coup de l’émotion risque fort de déformer les messages!
Préparer l’entretien : la première étape
Vous l’aurez deviné! Un entretien de cette nature ne doit pas être improvisé. Le succès de votre intervention repose sur une bonne préparation. Voici 5 critères pour vous guider.
- Fixer le cadre de la rencontre
- Déterminer la durée de la rencontre;
- Établir un objectif précis et réalisable; tenter d’atteindre un objectif irréaliste est voué à l’échec.
- Décrire la situation problématique
- Expliquer ce qui pose problème. Un faible rendement? Un comportement inacceptable? La description doit être objective, dénuée d’interprétation et de jugement. Elle doit s’appuyer sur des observations concrètes – contexte, endroit, moment – afin que l’employé puisse cerner tous les aspects de la situation.
- Recenser les faits
- Noter les éléments qui pourraient vous être utiles lors de la rencontre : vos préoccupations face à la situation, ses conséquences sur l’équipe, sur l’organisation du travail ou sur votre relation avec l’employé, par exemple;
- Inscrire, s’il y a lieu, les interventions déjà réalisées et les résultats obtenus.
- Décrire vos attentes
- Préciser l’écart observé par rapport à la norme et le rendement ou les comportements espérés pour rétablir la situation. Les attentes formulées doivent être claires. Avant d’amorcer un changement, l’employé doit bien saisir ce qu’on attend de lui.
- Miser sur la collaboration
- Rien de plus humain que de se mettre sur la défensive lorsqu’on se sent critiqué. Il importe donc de choisir ses mots avec soin et de faire preuve d’ouverture lors de l’entretien. Parler à l’employé des aspects positifs observés – il est le boute-en-train de l’équipe, il respecte les délais, aide ses collègues, est fiable – contribuera à préserver son amour‑propre. Toute marque d’appréciation constitue un levier essentiel pour maintenir la confiance et soutenir la collaboration.
Voilà! Une première étape pas si compliquée… La seconde étape consiste à réaliser la rencontre avec l’employé. Dans ma prochaine « astuce du gestionnaire », je traiterai des principes à observer, des comportements à adopter et des pièges à éviter lors de la rencontre.
Soyez au rendez-vous!
Ginette Soucy, M. Ps, CRIA
Présidente et conseillère en développement organisationnel
arimaconseils.com
